À compter du 1er octobre 2026, les employeurs du Manitoba seront soumis à de nouvelles restrictions concernant les cas dans lesquels ils pourront exiger de leurs salariés qu’ils fournissent un certificat médical en cas de maladie ou d’accident de courte durée.
Pour les entreprises du Manitoba, ce changement constitue un rappel important de la nécessité de revoir leurs pratiques actuelles en matière de congés maladie et d'assiduité, et de s'assurer que leurs politiques internes sont adaptées aux nouvelles exigences.
Que vous dirigiez une petite entreprise comptant quelques employés ou que vous gériez une structure en pleine croissance, comprendre les changements en cours peut vous aider à adapter votre environnement de travail et à communiquer clairement vos attentes à vos collaborateurs.
Quels sont les changements au Manitoba ?
En vertu du Code des normes d'emploi modifié du Manitoba, les employeurs ne seront généralement pas autorisés à exiger un certificat médical lorsqu'un salarié est absent pour cause de maladie ou d'accident si :
- l'absence dure une semaine ou moins ; ou
- l'employé a été absent pendant 10 jours ouvrables prévus au maximum pour cause de maladie ou d'accident au cours de la même année civile.
Une fois le seuil applicable dépassé, un employeur peut être autorisé à demander un certificat médical.
Une absence pendant une partie d'une journée de travail prévue peut également être comptabilisée comme un jour d'absence lors du calcul du seuil annuel.
Les nouvelles restrictions entrent en vigueur le 1er octobre 2026.
Certificats médicaux vs autres documents médicaux
Ces nouvelles règles ne signifient pas que les employeurs ne peuvent en aucun cas demander des informations médicales à un salarié.
Il est important de faire la distinction entre un certificat médical pour une absence de courte durée et les autres types de documents médicaux qui peuvent être exigés sur le lieu de travail.
Les informations médicales peuvent néanmoins s'avérer pertinentes dans le cadre d'une maladie ou d'un accident de longue durée, de certains congés protégés, d'aménagements sur le lieu de travail, de questions liées au handicap, de la planification du retour au travail ou pour déterminer si un salarié est en mesure d'exercer ses fonctions en toute sécurité.
Les employeurs doivent donc tenir compte à la fois du motif justifiant la demande de documents médicaux et de la question de savoir si cette demande est autorisée au regard des règles applicables sur le lieu de travail.
Pourquoi les conditions relatives aux certificats médicaux évoluent-elles ?
Traditionnellement, de nombreuses entreprises exigent de leurs salariés qu’ils fournissent un certificat médical attestant qu’une maladie les a empêchés de travailler.
Toutefois, le fait d'exiger un rendez-vous médical pour une maladie de courte durée ne fournit pas nécessairement à l'employeur une preuve supplémentaire pertinente.
Un salarié qui présente des symptômes grippaux, par exemple, peut s'être déjà largement rétabli au moment où il consulte un professionnel de santé. Ce dernier peut ne disposer que de peu d'informations supplémentaires sur la maladie initiale par rapport à ce que le salarié lui rapporte.
Exiger des certificats médicaux pour des maladies bénignes peut également poser des difficultés supplémentaires. Les salariés risquent de passer du temps à se rendre à un cabinet médical et à y attendre, au lieu de se reposer chez eux. D’autres peuvent décider de se rendre au travail alors qu’ils sont malades, plutôt que de devoir consacrer du temps ou de l’argent à l’obtention d’un certificat.
La réduction des rendez-vous superflus peut également permettre aux professionnels de santé de consacrer davantage de temps aux patients qui ont besoin d'un examen médical ou d'un traitement.
Autres solutions que les employeurs peuvent envisager
Alors que les entreprises se préparent à ces changements, il existe plusieurs moyens de gérer les absences de courte durée sans exiger systématiquement de certificat médical.
Des règles claires en matière d'assiduité
Les salariés doivent savoir ce qu'on attend d'eux lorsqu'ils ne peuvent pas se présenter au travail.
Les politiques peuvent préciser à qui les salariés doivent s'adresser, le délai de préavis à respecter, les moyens de communication acceptés, les modalités d'enregistrement des absences et si les congés maladie sont rémunérés ou non.
Déclaration sur l'honneur de l'employé
En cas de maladie ou d'accident de courte durée, les entreprises peuvent envisager de recourir à une déclaration sur l'honneur de la part des salariés.
Cela permet à un salarié de justifier son absence sans avoir à prendre un rendez-vous médical inutile, tout en fournissant à l'employeur un justificatif écrit.
Répondre aux préoccupations liées à l'assiduité
Lorsqu'un employeur constate une situation préoccupante justifiée, le fait de communiquer directement avec le salarié permet souvent d'obtenir des informations plus utiles que de se fier uniquement à un certificat médical.
Un entretien peut mettre en évidence un problème d'assiduité nécessitant des mesures correctives, ou révéler des circonstances exigeant une réponse différente, notamment l'examen de la mise en place d'aménagements sur le lieu de travail.
La confiance et la responsabilité peuvent aller de pair
Le fait de ne plus exiger de certificats médicaux pour les absences de courte durée ne signifie pas que les entreprises doivent renoncer à la responsabilisation.
Des attentes claires, une tenue précise des registres, des pratiques de gestion cohérentes et un suivi adapté peuvent tous faire partie intégrante d'une stratégie efficace en matière d'assiduité.
Par ailleurs, permettre aux salariés souffrant d'une maladie légitime de courte durée de se rétablir sans obstacles inutiles peut contribuer au bien-être des salariés et réduire le risque de propagation de la maladie sur le lieu de travail.
Trouver le juste équilibre entre confiance et responsabilité peut contribuer à créer un environnement de travail plus sain et plus productif.
Que doivent faire les entreprises du Manitoba avant le 1er octobre ?
À l'approche de l'entrée en vigueur des nouvelles règles, les employeurs devraient profiter de l'occasion pour revoir leurs pratiques actuelles.
Les entreprises devraient tenir compte des éléments suivants :
- Examen des politiques relatives aux arrêts maladie et à l'assiduité afin de déterminer les exigences en matière de certificats médicaux.
- Mettre à jour les manuels destinés aux salariés et les procédures internes lorsque cela s'avère nécessaire.
- Examen des contrats de travail faisant référence à des documents médicaux.
- Envisager des solutions alternatives, telles que la déclaration sur l'honneur des salariés pour les absences de courte durée.
- Veiller à ce que les responsables et les superviseurs comprennent bien les nouvelles restrictions.
- Mettre en place des procédures cohérentes pour le suivi et l'examen des absences des salariés.
- Communiquer clairement aux salariés tout changement apporté aux politiques.
Les entreprises dont les lieux de travail sont syndiqués devraient également tenir compte des dispositions applicables des conventions collectives lorsqu'elles réexaminent leurs pratiques.
Dans quels cas un employeur peut-il encore demander un certificat médical ?
La nouvelle législation ne supprime pas complètement les certificats médicaux.
Un employeur peut exiger un certificat médical lorsque l'absence d'un salarié pour cause de maladie ou d'accident se prolonge au-delà d'une semaine ou lorsque ce salarié a été absent pour cause de maladie ou d'accident pendant plus de 10 jours ouvrables prévus au cours de l'année civile.
Des conditions supplémentaires s'appliquent lorsqu'un employeur demande un certificat médical, notamment des dispositions concernant les professionnels de santé agréés et le remboursement des frais raisonnables liés à l'obtention de ce document.
Des exigences différentes peuvent également s'appliquer lorsque des documents médicaux sont requis à d'autres fins liées au lieu de travail, notamment dans le cadre de certains congés protégés, d'aménagements raisonnables et de questions relatives au retour au travail.
Préparer les entreprises du Manitoba au changement
Les nouvelles restrictions concernant les certificats médicaux offrent aux entreprises du Manitoba l'occasion de revoir leur approche en matière de congés maladie et d'assiduité des salariés.
Pour les chefs d'entreprise et les employeurs, la préparation ne doit pas se limiter à la simple suppression de l'obligation de présenter un certificat médical. Des politiques claires, des procédures cohérentes, une documentation appropriée et une communication efficace peuvent aider les organisations à gérer l'assiduité tout en s'adaptant aux nouvelles exigences.
Le Chambre de commerce des Noirs manitobains s'engage à tenir le monde des affaires du Manitoba informé des évolutions susceptibles d'avoir une incidence sur les employeurs, les entrepreneurs et les entreprises en pleine croissance.
À l'approche de la date d'entrée en vigueur fixée au 1er octobre, les entreprises sont invitées à passer en revue leurs pratiques actuelles sur le lieu de travail et à solliciter, si nécessaire, l'avis d'un spécialiste des ressources humaines ou d'un juriste.
Cet article est fourni à titre d'information générale et ne constitue pas un avis juridique. Les conditions d'embauche peuvent varier en fonction de la situation de chaque organisation.
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